Privacidad y confidencialidad

United Way of the Wine Country valora la tradición de dar y respeta la privacidad de nuestros socios.

Con el fin de proteger la privacidad individual y garantizar la confidencialidad, United Way of the Wine Country (UWWC) toma todas las medidas razonables para garantizar que la información personal de un individuo esté protegida contra el uso indebido o la divulgación no autorizada. Consulte nuestra Política de confidencialidad (el enlace salta a la política más abajo).

Declaración de derechos del donante

El UWWC suscribe la Declaración de Derechos de los Donantes, creada por el Giving Institute (anteriormente la American Association of Fund-Raising Counsel), la Association for Healthcare Philanthropy (AHP), la Association of Fundraising Professionals (AFP) y el Council for Advancement and Support of Education (CASE).

La filantropía se basa en la acción voluntaria por el bien común. Es una tradición de dar y compartir que es primordial para la calidad de vida. Para garantizar que la filantropía merezca el respeto y la confianza del público en general y que los donantes y posibles donantes puedan confiar plenamente en las organizaciones sin ánimo de lucro y las causas que se les pide que apoyen, declaramos que todos los donantes tienen estos derechos:

Ser informado de la misión de la organización, de la forma en que la organización pretende utilizar los recursos donados y de su capacidad para utilizar las donaciones de forma eficaz para los fines previstos.
Ser informados de la identidad de los miembros del consejo de administración de la organización y esperar que el consejo actúe con prudencia en sus responsabilidades de administración.
Tener acceso a los estados financieros más recientes de la organización.
Tener la seguridad de que sus donativos se destinarán a los fines para los que fueron concedidos.
Recibir el agradecimiento y el reconocimiento adecuados.
Tener la seguridad de que la información sobre su donación se trata con respeto y confidencialidad en la medida prevista por la ley.
Esperar que todas las relaciones con personas que representen a organizaciones de interés para el donante sean de carácter profesional.
Ser informado de si quienes buscan donativos son voluntarios, empleados de la organización o solicitantes contratados.
Tener la oportunidad de que sus nombres sean borrados de las listas de correo. UWWC nunca vende, alquila, comparte o intercambia sus listas de correo o de donantes.
Sentirse libre de hacer preguntas al hacer una donación y recibir respuestas rápidas, veraces y directas.

Política de confidencialidad del UWWC

El UWWC reconoce que el funcionamiento eficaz de la organización requiere el mantenimiento y la gestión de amplios registros de donantes y clientes potenciales. Estos registros pueden contener información sensible que ha sido compartida con el personal o los voluntarios de UWWC o elaborada por ellos de forma confidencial. (“Registros” se refiere a todos los archivos, incluidos los datos electrónicos, que contengan información sobre donantes o posibles donantes a UWWC). Los donantes y posibles donantes pueden sentirse atraídos por UWWC por su capacidad de garantizar el anonimato temporal o permanente. Proteger la confidencialidad de los donantes es una parte esencial de la prestación de un buen servicio a los donantes.

Además, se debe tener cuidado de preservar la confidencialidad de las discusiones que tengan lugar y de la información que se comparta en el curso de la realización de los negocios de United Way.

El objetivo de esta política es codificar la posición del UWWC en materia de confidencialidad.

Confidencialidad de los registros: El Presidente/Director General o la persona que éste designe será responsable de mantener la confidencialidad de los registros de donantes y posibles donantes, así como de la información relativa a los fondos. Normalmente, los registros estarán a disposición del personal en la medida necesaria para el cumplimiento de sus funciones. A discreción del Presidente/CEO, el personal podrá poner a disposición de los voluntarios del UWWC la totalidad o parte de cualquier expediente para ayudarles a ejecutar sus responsabilidades específicas. Los auditores, asesores jurídicos y otros contratistas de UWWC están autorizados a revisar los registros de donantes/prospectos y fondos según sea necesario para los fines para los que han sido contratados. Todas las personas que accedan a los registros de donantes/clientes potenciales o fondos en el ejercicio de las actividades del UWWC deberán mantener la confidencialidad de dichos registros. Esto se aplica tanto a los fondos de dotación de las agencias como a otros tipos de fondos. El personal puede compartir información con donantes, beneficiarios de fondos y becarios en relación con sus propias donaciones, fondos, subvenciones, etc. Salvo en esos casos, las copias de información confidencial no se conservarán fuera de la oficina de UWWC durante periodos prolongados y se destruirán de acuerdo con la Política de Conservación de Registros de UWWC.
Publicación de los nombres de los donantes: A menos que el donante solicite lo contrario, los nombres de todos los donantes individuales pueden ser impresos en las comunicaciones de marketing, solicitud y reconocimiento del UWWC, así como en otros listados apropiados. UWWC no publicará el importe de la donación de ningún donante sin el permiso de éste. Salvo que se especifique lo contrario en el documento, se considerará que los donantes que hagan donaciones al UWWC mediante legado u otro instrumento testamentario han concedido dicha autorización.
Donaciones conmemorativas o de homenaje: Los nombres de los donantes de donativos conmemorativos o de tributo pueden darse a conocer al homenajeado, pariente más cercano o miembro apropiado de la familia inmediata, a menos que el donante especifique lo contrario. Los importes de los donativos no se divulgarán sin el consentimiento expreso del donante.
Regalos anónimos: El Presidente/CEO está autorizado a aceptar regalos anónimos para UWWC y a gestionarlos adecuadamente. El nombre del donante y la cuantía de la donación podrán no comunicarse al Consejo de Administración a discreción del Presidente/Director General si así lo solicita el donante. Cuando se ponga en conocimiento de los miembros del Consejo, éstos respetarán el anonimato de cualquier donación de este tipo.
Categorías de donaciones: Si se han estipulado categorías de donaciones para una campaña de recaudación de fondos específica, una subvención desafío o un proyecto, o como parte del programa de reconocimiento continuo de UWWC, se considerará que los donantes, a menos que especifiquen lo contrario, han dado su permiso para que UWWC publique sus nombres asociados a la categoría de donaciones en particular. Del mismo modo, UWWC puede publicar las categorías de donaciones asociadas a los nombres de los donantes en su informe anual a menos que un donante especifique lo contrario.
No divulgación a terceros: UWWC no divulgará a terceros ni permitirá que terceros copien, inspeccionen o utilicen de otro modo los registros de UWWC u otra información relativa a la identificación de un donante o de los obsequios de un donante. No se revelará a terceros dicha información, incluidas direcciones e información demográfica, sin el consentimiento del donante.
Confidencialidad de los asuntos de la organización: Las discusiones que tienen lugar en el contexto de las operaciones de UWWC requieren discreción, incluidas las discusiones relativas a la concesión de subvenciones, cuestiones de personal, actividades de desarrollo, recaudación de fondos operativos, gestión de inversiones, etc. Las posiciones o declaraciones de miembros individuales de la junta, asesores o personal no deben discutirse fuera de las reuniones y procesos oficiales del UWWC. Del mismo modo, el contenido de los asuntos de la UWWC, incluidos los documentos o el análisis de documentos por parte de la UWWC, no debe discutirse ni compartirse fuera de las reuniones y procesos oficiales.
Divulgación pública: UWWC cumplirá tanto la letra como el espíritu de todos los requisitos de divulgación pública, incluida la disponibilidad abierta de sus declaraciones fiscales del formulario 990. Esta Política de Confidencialidad no se interpretará en modo alguno como un impedimento para que UWWC revele información a las autoridades fiscales u otros organismos gubernamentales o tribunales que tengan control normativo o jurisdicción sobre UWWC. Sin embargo, todo el personal, los voluntarios y los contratistas deben mantener en estricta confidencialidad toda la información de carácter privado, incluidos, entre otros, todos los temas tratados explícitamente en esta política.
Consecuencias de la violación de la política: Las infracciones de la Política de Confidencialidad se consideran muy graves y pueden dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar al despido en el caso de los empleados o contratistas, o a la expulsión del Consejo o de cualquier comité en el caso de los voluntarios.

Qué información recogemos:

* UWWC recoge y utiliza información personal de los donantes, como: direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, mes y día de nacimiento, fechas de aniversario, fechas de contribuyentes fieles y fechas/importes de las donaciones.

* Se registran las peticiones específicas de los donantes/voluntarios. Por ejemplo, se respetan las peticiones de permanecer en el anonimato o de ser excluido de determinados envíos. También especificamos la relación con UWWC, como voluntario, particular, empresa, etc.

Cómo recopilamos la información:

* Cuando se realizan donaciones a UWWC, ya sean solicitadas o no, los datos proporcionados por los donantes se registran en nuestra base de datos, a menos que el donante haya solicitado específicamente no ser añadido a nuestra base de datos.

* Los datos personales de los voluntarios que se ponen en contacto con UWWC para ofrecer sus servicios también se introducen en nuestra base de datos.

* Las personas con una relación con United Way a través de la actividad o participación en la recaudación de fondos, programas y eventos reciben invitaciones, boletines, encuestas y tienen acceso a comunicaciones basadas en la web que permiten a UWWC capturar información de contacto. A través de estos canales, las personas tienen la oportunidad de proporcionar su información de contacto y pueden especificar si desean que sus datos se añadan a nuestra base de datos y en qué calidad.

Almacenamiento y seguridad de la información conservada:

* Toda la información de contacto de los donantes, donaciones, designaciones y documentación relacionada se guarda en un lugar seguro. La base de datos relacional del UWWC está protegida por contraseña y contamos con una estricta jerarquía de derechos de acceso.

Cómo utilizamos la información:

UWWC utilizará la información de contacto (es decir, correo electrónico, número de teléfono y dirección) de los donantes únicamente para estos fines:

Distribuir recibos de donativos
Enviar cartas de agradecimiento a los donantes por sus donaciones.
Informar a los simpatizantes sobre la próxima recaudación de fondos y otras actividades del UWWC.
Para análisis internos y mantenimiento de registros
Para mailings generales (por ejemplo, mailing directo a todos los donantes y/o voluntarios)
Los donantes tienen la opción de que su nombre se asocie públicamente a su donación. A menos que el donante elija explícitamente permanecer en el anonimato, por defecto todas las donaciones pueden anunciarse públicamente.
Los comentarios/testimonios proporcionados al personal/voluntarios de UWWC podrán utilizarse en materiales promocionales con el consentimiento expreso de la persona.

Acceso y corrección de la información:

Los donantes tienen derecho a acceder a la información personal y solicitar su rectificación. Para garantizar que la información personal registrada sea exacta y esté actualizada, los donantes deben notificar a UWWC cualquier cambio en los datos personales lo antes posible a través de los siguientes métodos de contacto:

Teléfono: (707) 528.4485
Fax: (707) 528.2930
Correo electrónico UWWC.CustomerService@unitedwaywinecountry.org
Mail: 975 Corporate Center Parkway, Ste. 160, Santa Rosa, CA 95407